Komora veterinárních lékařů České republiky

Směrnice pro nakládání s disciplinárním spisem

Směrnice pro nakládání s disciplinárním spisem

1/ Spis se zakládá ve věci každého podnětu, který revizní komise obdrží, a rovněž v každé věci, kterou revizní komise šetří na základě vlastních zjištění.

1.1 Spis obsahuje veškerá podání (stížnosti, podněty, vyjádření apod.), dále protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané věci. Spis musí být vždy označen jedinečnou spisovou značkou. Veškeré dokumenty obsažené ve spise se označí spisovou značkou lomenou pořadovým číslem dokumentu.

1.2 Přílohami, které jsou součástí spisu, jsou zejména: důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy a záznamy na elektronických médiích.

1.3 Protokol o hlasování čestné rady či odvolacího senátu se uchovává v zalepené obálce a jeho obsah je určen výlučně soudu provádějícímu přezkum rozhodnutí.

1.4 Doručená podání určená do vlastních rukou nebo ta, u nichž je rozhodné datum podání k poštovní přepravě, se do spisu zakládají spolu s obálkami.

1.5 Spis musí obsahovat soupis všech svých součástí, včetně příloh, s určením data, kdy byly do spisu vloženy. Zaměstnanec pověřený vedením spisu je povinen všechny doručené dokumenty opatřit v den, kdy byly doručeny, otiskem podacího razítka.

2/ Soudem či jiným oprávněným orgánem dožádaný spis lze zaslat jen na dodejku (tj. s potvrzením o odeslání a dodání zásilky) nebo vydat osobně proti potvrzení. V předávaném spise je před předáním nutné označit ty části spisu, které podléhají povinnosti mlčenlivosti. V případě předávání originálu spisu se před předáním vždy vyhotoví úplná kopie spisu, která se ponechá na sídle Komory.

3/ Právo na přístup do spisu mají členové revizní komise, členové čestné rady a členové příslušného odvolacího senátu určení pro předmětnou věc. Právo na přístup do spisu má rovněž pracovník Komory pověřený vedením spisové agendy a právní zástupce Komory. Zapůjčení spisu mimo prostory Komory je možné pouze se souhlasem předsedy příslušného orgánu. Příslušným orgánem se rozumí orgán, který danou věc aktuálně řeší, v případě již skončených věcí se příslušným orgánem rozumí čestná rada. O předání spisu musí být vždy sepsán předávací protokol a před předáním musí být pracovníkem Komory pořízena elektronická kopie spisu.

4/ Účastníci řízení a jejich zástupci mají právo nahlížet do spisu, a to i v případě, že je rozhodnutí ve věci již v právní moci.

4.1 Před umožněním nahlédnutí do spisu musí být ověřena totožnost osoby, která má do spisu nahlížet. V případě že jde o zástupce účastníka, musí tento před nahlédnutím založit do spisu originál plné moci (pokud ve spise dosud není založena).

4.2 V případě že spis obsahuje informace podléhající povinnosti mlčenlivosti, musí být nahlížející osoba předem seznámena s následky porušení povinnosti mlčenlivosti a o tomto poučení sepsán protokol.

4.3 Nahlížení do spisu je možné pouze za stálé přítomnosti pověřeného pracovníka sekretariátu.

4.4 Osoba nahlížející do spisu má právo činit si výpisy ze spisu a rovněž právo na pořízení kopie spisu nebo jeho části. Za pořízení kopie na technickém zařízení Komory je možné účtovat nahlížející osobě poplatek ve výši stanovené zákonem č. 634/2004, zákon o správních poplatcích.

4.5 O nahlížení do spisu musí být vždy do spisu učiněn písemný záznam, ve kterém bude uvedeno, komu bylo nahlédnutí do spisu umožněno, kdy nahlížení proběhlo a zda byla nahlížející osobě poskytnuta kopie spisu nebo její části. Záznam musí být podepsán nahlížející osobou.

4.6 V případě, že je jakékoliv osobě odepřeno nahlížení do spisu nebo jeho části, vydá o takovém zamítnutí příslušný orgán usnesení, které se oznamuje pouze této osobě.

5/ Informace ze spisu mohou být poskytnuty v souladu se zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím.

5.1 Žádat o informace dle zákona o svobodném přístupu k informacím může podat jakákoliv fyzická nebo právnická osoba.

5.2 Pokud požadované listiny obsahují osobní údaje, poskytne se anonymizovaná verze listiny (údaje budou začerněny nebo jinak anonymizovány).

5.3 Neposkytují se rovněž údaje, na které se vztahuje povinnost mlčenlivosti (údaje budou začerněny nebo jinak anonymizovány). V případě že žadatel o informaci je majitelem zvířete, o jehož ošetření šlo, lze mu údaje týkající se léčby poskytnout. Žadatel však musí doložit, je majitelem zvířete.

5.4 Žádost je oprávněná pouze v případě, že je v ní uvedeno, že se žadatel se domáhá poskytnutí informace ve smyslu zákona 106/1999 Sb. V žádosti musí být uvedena identifikace žádající osoby.

5.5 Po obdržení žádosti je nutné postupovat některým z dále uvedených postupů:

a/ Ve lhůtě 7 dnů žadatele vyzvat, aby žádost doplnil s ohledem na nedostatek údajů o žadateli (pokud takový nedostatek brání vyřízení žádosti) nebo proto, že je žádost nesrozumitelná či nejasná. Pokud žadatel ve lhůtě 30 dnů žádost nedoplní, žádost se odloží, v případě, že žádost byla nesrozumitelná či nejasná, žádost se odmítne.

b/ Žádost odložit v případě, že se požadované informace nevztahují k působnosti Komory, a vyrozumět o tom do 7 dnů ode dne doručení žádosti žadatele s odůvodněním odložení.

c/ Poskytnout informaci v souladu se žádostí ve lhůtě nejpozději do 15 dnů ode dne přijetí žádosti nebo ode dne jejího doplnění. Lhůtu pro poskytnutí informace lze ze závažných důvodů prodloužit o max. 10 dnů.

d/ Vydat rozhodnutí o odmítnutí žádosti ve lhůtě pro vyřízení žádosti, pokud žádosti, byť jen zčásti není vyhověno a nejsou zde důvody pro odložení žádosti.

6/ Archivace a skartace spisů se řídí zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.

Schváleno představenstvem dne: 30.03.2016

________________________________
Poslední revize dokumentu 06/2016

Vnitrni_smernice_pro_nakladani_se_spisem_v_disciplinarnim_rizeni.pdf

Komora veterinárních lékařů České republiky